Lettre formelle

Dans la correspondance écrite il est d’abord question d’identifier le destinataire du courrier ou courriel. En effet cela  permettra de choisir le registre formel ou informel à adopter. Dans le cas d’une lettre formelle les conventions à respecter sont plus complexes que dans le cas d’une lettre amicale :

Exemple de la lettre de réclamation

Mlle Denise Lafargo

1230 via Aurelia

00100 Rome

Italie

Direction de l’Hotel de la mer

1 Avenue de l’Impératrice

Biarritz, France

Rome le 6 septembre 2016

Objet : contestation de facture de sejour 3-18 août 2016

Madame, Monsieur,

j’ai été cliente de votre hotel pendant deux semaines au mois d’août après avoir effectué ma réservation en ligne. J’ai ensuite réglé mes frais de sejour lors de mon départ le 18 août. J’ai contesté ma facture puisque ma chambre ne correspondait pas à la description de mon accusé de confirmation et malgré mes plaintes, nulle chambre était disponible pendant la période en question. La réception de l’Hotel a exigé le règlement sur place en m’invitant à contester par la suite ma facture par courrier. Je vous demande donc de revoir votre facture et de vous en tenir aux frais prévus pour le type de chambre confort où j’ai effectivement logé. Je tiens aussi à vous informer que mon séjour a été agréable, toutefois le personnel de l’hôtel n’a pas toujours été courtois et efficace dans la résolution des problèmes.

Espérant une solution amiable et un arrangement équitable de cette erreur, je reste dans l’attente de votre réponse. Je serai bien entendu disponible à envoyer tout renseignement complémentaire qui justifie ma demande ; je vous autorise par ailleurs à utiliser mes coordonnées bancaires pour me rembourser les frais de logement excédant le montant dû pour la chambre « comfort ».

Veuillez agréer l’expression de mes salutations distinguées,

Denise Lafargo

Les conventions
  • lieu et date en haut à droite
  • coordonnées du destinataire de la lettre en haut à gauche
  • coordonnées de l’expéditeur de la lettre en haut à droite
  • objet de la lettre en dessous des coordonnées du destinataire
  • formule d’appel
  • introduction de la lettre
  • corps de la lettre (de motivation/de candidature, de réclamation, de demarche administrative...)
  • formule de politesse
  • signature
Indices textuels de la lettre formelle
  • on utilise le pronom je
  • on utilise le pronom vous pour le destinataire
  • on emploie un ton et un style courtois et formel
  • on adapte la formule de politesse au destinataire (niveau hierarchique, destinataire connu ou pas)

Le lexique de la lettre formelle

  • Monsieur, Madame ( destinataires inconnus)
  • Monsieur le Directeur, Madame la Présidente ( niveau hierarchique connu)
  • Monsieur Delacroix ; Madame Bousson (destinataires connus mais pas de relation préalable)
  • Cher Monsieur, Chère Madame (destinataires connus et relation préalable)

  • Je vous écris au sujet de, en réponse à ; en écho à...
  • J’ai le regret de vous informer que...
  • suite à votre offre d’emploi/de stage publiée...
  • J’ai lu votre annonce ...
  • J’ai le plaisir de vous annoncer...

Le corps de la lettre formelle dépend de l’objectif de communication :

  • Dans le cas de la lettre de motivation ou de candidature l’objectif est d’inciter le recruteur à rencontrer le candidat pour prendre connaissance de son dossier et/ ou à accepter sa candidature. Pour celle-ci il faut donc imaginer ce que vous pouvez apporter à l’établissement en question et montrer, convaincre que vous possédez les compétences adéquates pour le poste, stage en question.
  • Dans le cas de la lettre de réclamation l’objectif est de signaler un malfonctionnement,un disservice, ou un problème et/ou demander un remboursement ou une restitution. Il faut donc décrire le préjudice subi et demander une restitution, un remboursement, un dédommagement ou proposer toute autre solution .

En espérant que ce courrier retiendra votre attention

Dans l’attente d’une réponse que j’espère favorable

Vous trouverez ci- joint mon CV/ demande de candidature

J’espère avoir l’occasion de vous convaincre de l’intérêt de ma candidature lors d’un entretien que je vous remercie  de bien vouloir m’accorder...

Veuillez trouver en pièce jointe mon CV/ Ma demande de remboursement...

Je vous remercie à l’avance pour l’attention que vous voudrez bien accorder à ma demande.

Je me tiens bien entendu à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

Avec mes remerciements anticipés,( je vous prie d’agréer l’expression de ma considération distinguée...)

Il est conseillé d’adapter la formule de politesse finale à la formule d’accroche en répétant le titre du destinataire.

  • Cordialement/ Bien cordialement ( sur un plan d’égalité)
  • Je vous prie d’agréer, Monsieur/Madame, l’expression de mes sentiments respectueux, ( à un supérieur hierarchique)
  • Veuillez agréer, Monsieur le Directeur/ Madame la Directrice, l’expression de mes salutations distinguées,
  • Amitiés ( à un collègue)
  • Je vous embrasse  ( pas de rapport hierarchique)
  • Bien à vous ( à un collègue)

Production écrite

Niveau Moyen: Réalisez une des tâches suivantes. Écrivez entre 250 et 400 mots.

1. L’OIF( Organisation Internationale de la Francophonie) offre un stage d’été de perfectionnement de français dans un pays francophone. Vous souhaitez participer et écrivez un texte pour proposer votre candidature à l’adresse ci-contre : Organisation Internationale de la Francophonie, 19-21 avenue Bosquet, 75007 Paris, France

2. Vous souhaitez participer à un voyage humanitaire proposé par la Croix Rouge qui recrute des volontaires. Écrivez un texte pour postuler comme volontaire et pour expliquer vos motivations.

Niveau Supérieur: Réalisez une des tâches suivantes. Écrivez entre 400 et 600 mots.

1. Vous voulez proposez à un programme éducatif dans un quartier défavorisé de votre ville. Écrivez un texte à la mairie pour proposer votre projet et pour les convaincre de vous permettre d'entreprendre ce projet.

Conseils de rédaction
  • Pour la lettre de motivation, n’oubliez pas que chaque lettre est unique parce que elle répond à un objectif précis ( le profil du poste). L’objectif de communication est de convaincre le recruteur donc il faut faire état de vos point forts et de vos expériences.
  • Pour la lettre de réclamation, soyez précis et relatez les faits ou situations et les raisons pour lesquelles vous pensez avoir droit à un dédommagement.  
  • La règle d'or serait écrire une lettre dynamique dans laquelle vous proposez aussi un contact.
  • Utilisez des mots du registre soutenu et évitez des mots familiers.
Mots-clés
  • lieu
  • date
  • formule d’appel
  • destinateur
  • expéditeur
  • coordonnées
  • le corps
  • formule de clôture
  • signature
  • vouvoiement
  • registre soutenu
Last modified: Saturday, 17 October 2020, 11:33 AM